COVID-19. ZMIANA WARUNKÓW ZATRUDNIENIA PRACOWNIKÓW

W obliczu epidemii wirusa SARS-CoV-2 wielu pracodawców, w celu utrzymania działalności gospodarczej zmuszonych zostało do podjęcia działań mających na celu reorganizację zakładu pracy.

Jedną z możliwości jest zmniejszenie ilości zatrudnienia poprzez rozwiązanie umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników. Będzie to jednak wiązało się z koniecznością poniesienia dodatkowych środków finansowych dla tych pracodawców, którzy zatrudniają powyżej 20 pracowników. Mowa tutaj o obowiązku zapłaty odpraw pieniężnych na rzecz zwolnionych pracowników. Ponadto wszyscy pracodawcy (niezależnie od ilości zatrudnienia) w wyniku rozwiązania umów o pracę powinni liczyć się z obowiązkiem zapłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, a także wynagrodzenia (a w niektórych przypadkach odszkodowania) w okresie wypowiedzenia. Alternatywą dla redukcji zatrudnienia jest zmiana warunków pracy i płacy pracowników. Rozwiązanie to pozwala na utrzymanie dotychczasowych miejsca pracy, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów zatrudnienia. Należy jednak zachować szczególną ostrożność przy doborze pracowników do zmiany warunków, aby nie doprowadzić do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Mówiąc inaczej, aby nie dopuścić się dyskryminacji.

Wychodząc naprzeciw przedsiębiorcom, przygotowany został poradnik, który pozwala poradzić sobie z zawiłością jurydyczną, jaka powstała w związku z mnogością sposobów zmiany warunków zatrudnienia. W dodatku każdy z trybów zmiany wymaga spełnienie indywidualnych przesłanek. Opracowanie to ma charakter syntetyczny. W jednym miejscu zebrane zostały istotne informacje, które pomogą pracodawcy podjąć decyzję o wyborze sposobu zmiany warunków pracy i płacy, a także pozwolą na sprawdzenie czy pracodawca spełnia wszystkie wymagania normatywne, przewidziane dla konkretnego trybu zmiany warunków zatrudnienia.

POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE

• Jest to indywidualny tryb zmiany warunków pracy lub płacy.
• Dla jego skuteczności wymagana jest zgoda pracownika; pracodawca nie może jednostronnie zmienić warunków pracy lub płacy w ramach porozumienia.
• Zmiana warunków pracy i płacy może zostać dokonana na korzyść lub niekorzyść pracownika.
• Zmiany wprowadzone w ramach porozumienia mogą obowiązywać tylko określony czas lub być bezterminowe.
• Porozumienie powinno być zawarte w formie pisemnej, niedochowanie tej formy nie powoduje jednak nieważności porozumienia, chyba że strony w umowie o pracę zastrzegły taki rygor; ustne porozumienie w takim przypadku również będzie skuteczne, może jednak napotkać istotne przeszkody natury dowodowej, co uniemożliwi jego wykonanie.
• Pracownik może uchylić się od skutków zawartego porozumienia, jeżeli swoje oświadczenie złożył pod wpływem groźby lub błędu.
• Nieważne będzie porozumienie zmieniające, jeżeli jedna ze stron będzie znajdowała się w stanie wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji albo wyrażenia woli (np. choroba psychiczna, stan upojenia po spożyciu alkoholu).
• Nieważne będzie również porozumienie zmieniające zawarte dla pozoru, albo dla ukrycia innej czynności prawnej (np. zawarcia porozumienie dotyczącego obniżenia wynagrodzenia pracownikowi, w celu zmniejszenia wysokości danin publicznych, przy jednoczesnym uzgodnieniu, że wynagrodzenie to nie zostanie zmienione i będzie wypłacane w dotychczasowej wysokości);
• Wejście w życie zmian może nastąpić w dniu zawarcia porozumienia lub może zostać odroczone w czasie.

WYPOWIEDZENIE ZMIENIAJĄCE

• Jest to indywidualny tryb zmiany warunków pracy lub płacy.
• Dla jego skuteczności nie jest potrzebna zgoda pracownika.
• Tylko pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy.
• Zmiana warunków pracy i płacy może zostać dokonana na korzyść lub niekorzyść pracownika; w praktyce jednak tryb ten stosuje się z reguły zmieniając warunki na niekorzyść pracownika.
• Wypowiedzenie zmieniające powinno zawierać przyczynę zmiany warunków pracy lub płacy; przyczyna wypowiedzenia powinna być uzasadniona, prawdziwa i konkretna, jak również przyczyna ta musi istnieć w momencie dokonywania wypowiedzenia.
• Jeżeli przyczyny wypowiedzenia zmieniającego będzie niezasadna lub dokonanie wypowiedzenia nastąpi niezgodnie z przepisami prawa, pracownik będzie mógł odwołać się do sądu pracy i żądać: uznania wypowiedzenia za bezskuteczne (przy umowie na czas nieokreślony), przywrócenia do pracy na poprzednich warunków zatrudnienia (przy umowie na czas nieokreślony) lub zapłaty odszkodowania (przy umowie na czas nieokreślony i określony).
• Wypowiedzenie zmieniające powinno zostać zawarte w formie pisemnej; niedochowanej tej formy nie powoduje nieważności wypowiedzenia, jednakże stanowi o dokonaniu wypowiedzenia niezgodnie z przepisami, co daje pracownikowi podstawę do odwołania się do sądu pracy.
• Wypowiedzenie zmieniające stosuje się do umów o pracę zawartych na czas nieokreślony oraz na czas określony, z tym że w przypadku umów na czas określony zawartych przed dniem 22 lutego 2016 r. wyłącznie do tych umów, co do których ustawa lub strony przewidziały możliwość ich wypowiedzenia ¹.
• Zmiana warunków pracy lub płacy następuje po upływie okresu wypowiedzenia, tj. 2 tygodni, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy; 1 miesiąca, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy; 3 miesięcy, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
• Pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia może złożyć oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, w takiej sytuacji umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia; wypowiedzenie powinno zawierać stosowne pouczenie w tej sprawie.
• Dokonanie wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli w rzeczywistości zamiarem pracodawcy było doprowadzenie do rozwiązania umowy o pracę, może zostać ocenione przez sąd pracy jako nadużycie prawa podmiotowego. Wypowiedzenie nie będzie wówczas uznane za wykonanie przez pracodawcę przysługującego mu uprawnienia oraz nie będzie korzystać z ochrony.
• Pracodawca o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi (zatrudnionemu na czas nieokreślony) warunków pracy i płacy powinien zawiadomić na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową (jeżeli organizacja taka działa w zakładzie pracy), podając przyczynę uzasadniającą zmianę warunków zatrudnienia oraz nowo proponowane warunki.
• Wypowiedzenia zmieniającego nie powinno stosować się do pracowników pozostających w okresie ochronnym przed wypowiedzeniem umowy o pracę, o ile przepisy szczególne nie pozwalają na zmianę warunków zatrudnienia tej kategorii pracowników.

POWIERZENIE PRACOWNIKOWI INNEJ PRACY

• Pracodawca, jeżeli wymagają tego jego uzasadnione potrzeby, może powierzyć wykonywanie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie.
• Praca ta powinna odpowiadać kwalifikacjom pracownika.
• Powierzenie wykonywanie innej pracy nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia.
• Wykonywania innej pracy nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym (powierzenie wykonywania innej pracy powyżej tego okresu wymaga wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego).
• Dopuszczalne jest powierzenie pracownikowi innej pracy w całym IV kwartale danego oraz w I kwartalne następnego roku; w takim przypadku pracownik będzie wykonywać inną pracę przez ciągły okres 6 miesięcy.
• Wykonywanie innej pracy nie musi mieć miejsca jednorazowo, może być podzielone na kilka części w roku kalendarzowym.
• Powierzenie wykonywania innej pracy do 3 miesięcy w danym roku kalendarzowym stanowi polecenie pracodawcy, nie wymaga dokonywania wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego.
• Powierzenie to może nastąpić w dowolnej formie (ustnie, pisemnej, w sposób dorozumiany).
• Pracodawca nie musi uzasadniać swojej decyzji.
• Pracodawca przed powierzeniem pracownikowi innej pracy nie musi konsultować się z organizacją związkową reprezentującą pracownik, jak również nie musi uzyskiwać zgody takiej organizacji.
• W przypadku gdy pracownik odmówi podjęcia innej pracy, a powierzenie nastąpi niezgodnie z przepisami i z tego powodu pracodawca wypowie lub rozwiążę pracownikowi umowę o pracę bez wypowiedzenia, to pracownik będzie miał podstawę do odwołania się do sądu pracy.

ZAWIESZENIE WARUNKÓW WYNIKAJĄCYCH Z UMOWY O PRACĘ

• W przypadkach uzasadnionych sytuacją finansową pracodawca – nieobjęty układem zbiorowym pracy lub zatrudniający mniej niż 20 pracowników – może zawiesić stosowanie warunków wynikających z umowy o pracę i w to miejsce zastosowanie warunków mniej korzystnych.
• Zawieszenie to nie może doprowadzić do pogorszenia warunków pracy niż gwarantują to powszechnie obowiązujące przepisy prawa (Kodeksu pracy, ustaw okołokodeksowych, aktów wykonawczych).
• Zawieszenie następuje w drodze porozumienia zawartego przez pracodawcę z reprezentująca pracowników organizację związkową, a w razie jej braku z przedstawicielstwem pracowników.
• Porozumienie o zawieszeniu może zostać zawarte maksymalnie na 3 lata. Po upływie tego okresu możliwe jest zawarcie kolejnego porozumienia, jeżeli w dalszym ciągu uzasadnia to sytuacja finansowa pracodawcy.
• Pracodawca ma obowiązek przekazać porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
• Zawieszenie nie wymaga dokonywania wypowiedzenia zmieniającego lub zawierania z każdym pracownikiem porozumienia zmieniającego; nie musi być indywidualnie konsultowane z pracownikiem; nie ma potrzeby zmiany treści umowy o pracę.

ZAWIESZENIE AKTÓW WEWNĄTRZZAKŁADOWYCH

• W przypadkach uzasadnionych sytuacją finansową pracodawca, może zawiesić stosowanie w całości lub w części przepisów wewnątrzzakładowych określających prawa i obowiązki stron (m.in. regulaminów pracy, regulaminów wynagradzania, regulaminów premiowania, zakładowych lub ponadzakładowych układów zbiorowych pracy, pakietów socjalnych, porozumień zbiorowych).
• Zawieszenie to nie może doprowadzić do pogorszenia warunków pracy niż gwarantują to powszechnie obowiązujące przepisy prawa (Kodeksu pracy, ustaw okołokodeksowych, aktów wykonawczych).
• Zawieszenie następuje w drodze porozumienia zawartego przez pracodawcę z reprezentująca pracowników organizację związkową, a w razie jej braku z przedstawicielstwem pracowników.
• Jeżeli zawieszeniu podlega stosowanie układ zbiorowy pracy lub niektórych jego postanowień, to porozumienie o zawieszeniu zawierają strony tego układu² lub strony uprawnione do zawarcia układu zakładowego³.
• Porozumienie o zawieszeniu może zostać zawarte maksymalnie na 3 lata. Po upływie tego okresu możliwe jest zawarcie kolejnego porozumienia, jeżeli w dalszym ciągu uzasadnia to sytuacja finansowa pracodawcy.
• Pracodawca ma obowiązek przekazać porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
• Porozumienie o zawieszeniu układu zbiorowego pracy podlega natomiast zgłoszeniu do rejestru odpowiednio układów zakładowych lub układów ponadzakładowych; ponadto informację o zawieszeniu stosowania układu ponadzakładowego strony porozumienia przekazują stronom tego układu.
• Zawieszenie nie wymaga dokonywania wypowiedzenia zmieniającego lub zawierania z każdym pracownikiem porozumienia zmieniającego; nie musi być indywidualnie konsultowane z pracownikiem.

PRZESTÓJ EKONOMICZNY I OBNIŻONY WYMIAR CZASU PRACY W WYNIKU COVID-19

• Na podstawie regulacji normatywnych zwartych w tzw. ustawie antykryzysowej⁴ pracodawca, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19, może wprowadzić przestój ekonomiczny lub obniżyć wymiar czasu pracy pracownikom.
• W jednym zakładzie pracy możliwe jest objęcie przestojem ekonomicznym części pracowników oraz obniżenie wymiaru czasu pracy pozostałym pracownikom, należy jednak zachować ostrożność przy doborze pracowników, aby nie doprowadzić do dyskryminacji.
• Przestój ekonomiczny to okres niewykonywania pracy przez pracownika z przyczyn niedotyczących pracownika pozostającego w gotowości do pracy;
• Wprowadzenie przestoju ekonomicznego lub obniżenie wymiar czasu pracy wymaga zawarcia porozumienia z związkami zawodowymi, a w razie ich braku w zakładzie pracy z przedstawicielami pracowników.
• Pracodawca ma obowiązek przekazać kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.
• Pracownikom objętym przestojem ekonomicznym wypłaca się wynagrodzenie obniżone o maksymalnie 50%; wynagrodzenie to nie może być niższe niż w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy⁵.
• Wymiar czasu pracy pracownikom może zostać obniżony maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.
• Obniżenie wynagrodzenia lub wymiaru czasu pracy nie wymaga dokonywania wypowiedzenia zmieniającego każdemu pracownikowi osobno lub zawierania z każdym pracownikiem porozumienia zmieniającego.

STAN KLĘSKI ŻYWIOŁOWEJ

• W przypadku wprowadzenia stanu klęski żywiołowej, pracodawcy wobec których został wydany nakaz prowadzenia działalności gospodarczej określonego rodzaju, otrzymaliby dodatkowe narzędzia jurydyczne pozwalające na zmianę warunków zatrudnienia.
• Pracodawcy mogliby zmienić system, wymiar i rozkład czasu pracy, w tym wydłużyć okres rozliczeniowy do dwunastu miesięcy, na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
• Pracodawca mogliby nałożyć na pracowników obowiązek pracy w niedziele, święta i dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, w tym wydłużyć okres rozliczeniowy do dwunastu miesięcy, na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
• Pracodawca mogliby powierzyć pracownikowi wykonywania pracy innego rodzaju niż wynikający z nawiązanego stosunku pracy (niezależnie od kalifikacji pracownika); w takim przypadku pracownik zachowuje prawo do dotychczasowego wynagrodzenia, obliczonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego.
• Powyższych rozwiązań nie można stosować wobec pracowników młodocianych, osób niepełnosprawnych oraz kobiet w ciąży i karmiących.

MASZ PYTANIE?

Zadaj je naszemu ekspertowi w postaci komentarza pod artykułem. Jeśli potrzebujesz porady – skontaktuj się z naszym ekspertem.

Maciej Łaz

Adwokat
+48 22 825 73 51
maciej.laz@adcasum.pl

1. Tak K. Walczak i M. Wojewódka, Prawo pracy dla sędziów i pełnomocników, § 5, rozdział III, uwaga nr 5, wyd. 3, Legalis.

2. Gdy u pracodawcy obowiązuje układ zakładowy lub układ zakładowy i ponadzakładowy jednocześnie.

3. Gdy u pracodawcy obowiązuje jedynie układ ponadzakładowy.

4. Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych z dnia 2 marca 2020 r.

5. W 2020 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 2 600 zł brutto, minimalna stawka godzinowa wynosi 17 zł brutto.