Obligatoryjne doręczenia przez portal informacyjny – krok milowy w kierunku elektronicznej wymiany korespondencji?

W związku z wejściem w życie w dniu 14 marca b.r. nowelizacji przepisów KPC nasuwa się pytanie, czy kolejne zmiany przepisów będzie można w końcu ocenić jako swoiste novum w kontekście postępującej elektronizacji funkcjonowania sądownictwa?

Na pierwszy plan wysuwa się obowiązek posiadania konta w portalu informacyjnym sądu przez adwokatów i radców prawnych. Art. 131[1a] par. 1 KPC przewiduje doręczanie pism sądowych wymienionym podmiotom wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym(…). Z kolei par. 2 tej normy wskazuje na skutek doręczenia.

Oceniając zasadność i przydatność wprowadzenia danej procedury nie sposób nie zauważyć, że z doręczaniem korespondencji poprzez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (dalej: PISP) mamy de facto do czynienia od czasów pandemii. Profesjonalni pełnomocnicy mieli już zatem okazję i czas, by przetestować ową procedurę w praktyce, a z związku z tym bardzo interesujące i pomocne mogą się okazać odpowiedzi na następujące pytania:
1. Jaka jest ich ogólna ocena w tym zakresie?
2. Jakie dostrzegają plusy i minusy doręczeń przez PISP?
3. Która metoda doręczeń jest bardziej niezawodna i daje większe gwarancje bezpieczeństwa dla interesów stron postępowania?
4. Czy opinia poszczególnych prawników opiera się na praktyce funkcjonowania małej, średniej, czy dużej kancelarii?

Z naszego punktu widzenia dostrzegamy przede wszystkim fakt, iż do momentu wprowadzenia odpowiedniego systemu teleinformatycznego i możliwości prowadzenia pełnej korespondencji z sądami i stronami postępowania w drodze elektronicznej, doręczenia poprzez PISP stanowią na razie jedynie „formę przejściową/zastępczą”. Wykorzystanie w tym celu portalu sądowego, który był tworzony na inne potrzeby, w naszym przekonaniu nie spełnia pokładanych nadziei.

Odpowiadając m. in. za obsługę ok. 1700 spraw sądowych w toku mogę jednoznacznie stwierdzić, że po wprowadzeniu tej metody, doświadczyliśmy wyjątkowego „chaosu” korespondencyjnego, który w żadnym wypadku nie ułatwiał pracy, a tylko rodził ogromne ryzyko związane z przyjętym skutkiem doręczenia. W tym miejscu zaznaczyć trzeba, że to właśnie ów skutek doręczenia jest po dzień dzisiejszy de facto jedyną sankcją braku spełnienia obowiązku posiadania konta w portalu informacyjnym przez adwokatów i radców prawnych. Inaczej rzecz ujmując ewentualne negatywne konsekwencje poniesie głównie strona postępowania.

Wspomniany chaos przejawiał się w zupełnej dowolności stosowania kontrowersyjnej metody doręczania korespondencji. Niektóre sądy stosowały doręczanie przez PISP, inne nie, niektóre informowały o przyjętym sposobie doręczeń, inne nie, a jeszcze inne sądy stosowały naprzemiennie doręczenia przez PISP i metodą tradycyjną. Co więcej, niejednokrotnie sądy informowały pisemnie jaką metodę doręczeń będą stosowały, a następnie przyjmowały tą drugą bądź obie jednocześnie bądź na przemian raz jedną, raz drugą… Wreszcie doręczenia następowały także w dwojaki sposób albo tylko przez PISP – lecz kilkukrotnie… I którą datę doręczenia należało przyjmować…?!

Owszem, pewną poprawę przyniosło wprowadzenie funkcji/zakładki „doręczenia” – przynajmniej potwierdzając kliknięciem odbiór danej korespondencji wiemy, czy i kiedy faktycznie odbieramy. Ponadto dopiero wprowadzenie tej funkcji doprowadziło przynajmniej do jednej drobnej poprawy, a mianowicie wyodrębnienia/wyróżnienia tematów automatycznych komunikatów mailowych generowanych przez PISP. Dotychczas bowiem wszystkie komunikaty (ich nazwy, tematy, treści) były niemal identyczne, co skutkowało koniecznością logowania się do PISP w celu sprawdzenia czynności podjętej przez dany sąd każdorazowo z poziomu każdego odrębnego komunikatu. Wiele z tych „logowań weryfikacyjnych” było zbędnych, albowiem po zalogowaniu okazywało się, że komunikat nie dotyczył doręczenia konkretnego dokumentu pełnomocnikowi, a tylko jakiejś czynności wewnętrznej sądu, pisma dla strony przeciwnej, biegłego, czy innego podmiotu. Dla uzmysłowienia problemu dodam w tym miejscu, że na jednego pełnomocnika w naszej Kancelarii przypadało w ciągu ok. roku czasu znacznie powyżej 10 000 komunikatów.

Do tego jednak dochodziły nieodosobnione przypadki problemów technicznych polegających na braku w ogóle komunikatu mailowego informującego o zmianie w portalu, podczas gdy faktycznie czynność została przez sąd wykonana. W takim przypadku pełnomocnik w ogóle nie powziął informacji o czynności sądu, zamieszczeniu dokumentu, czy np. wyznaczeniu terminu. I tak np. w naszej praktyce zdarzało się, iż nie było komunikatu, kiedy to sądy wydały/umieściły wyroki zasądzające przeciwko reprezentowanemu klientowi. I teraz najciekawsze – w niektórych sprawach (zaznaczam, w których zaistniały te same okoliczności) środki zaskarżenia były uwzględniane, zaś w niektórych (szczęśliwie nielicznych) nie… Negatywne skutki obciążyły w istocie strony, a w żadnym wypadku nie można było zarzucić niedopełnienia należytej staranności pełnomocnikom…
Czy można było uniknąć wspomnianych problemów? Być może – ale pierwotnie chyba tylko poprzez zatrudnienie dodatkowej grupy osób, które każdego dnia zajmowałaby się wyłącznie monitorowaniem wszystkich spraw w PISP (w naszym przypadku jedyne ok. 1700…) w celu upewnienia się, że komunikaty mailowe z portalu nie pominęły żądnych czynności/dokumentów. Dzisiaj z pomocą przychodzą różnego rodzaju aplikacje bądź programy kancelaryjne, które przynajmniej są w stanie samodzielnie, regularnie każdego dnia i o określonej porze (w zależności od ustawień) pobierać i zapisywać wszystkie dokumenty umieszczane w portalu przez sądy. Pozwala to oczywiście omijać komunikaty mailowe i w konsekwencji każdorazowe logowanie do portalu odrębnie do każdej sprawy. Taki spokój jednak kosztuje, zaś koszt musi ponieść nie kto inny, jak pełnomocnik… Nadal jednak pozostaje nam pewne uzależnienie od techniki, dostaw prądu, czy nieprzerwanego dostępu do internetu. Jakikolwiek problem w powyższym zakresie może powodować konieczność angażowania specjalistów IT weryfikujących poprawność działania i ustawień danego programu. Do tego wszystkiego możemy dodać podjętą choćby w ostatnim czasie niezapowiedzianą modyfikację PISP i migrację spraw, która zaburzyła pracę tychże programów/aplikacji. Największy ciężar problemu obarczył oczywiście pełnomocników, zaś ryzyko finalnie strony postępowań.

Czy aktualne zmiany legislacyjne w omawianym zakresie przyniosą poprawę?

W mojej ocenie zmiana w postaci jedynie dodania do kodeksu postępowania cywilnego przepisu przewidującego obowiązek stosowania tej formy doręczeń na dzień dzisiejszy przynosi nieznaczną poprawę.

W istocie zyskujemy tylko jasność co do tego, że faktycznie stosowanie przedmiotowej formy doręczeń dla pism sądowych stało się obligatoryjne. Być może nie będzie już zupełnej dowolności, a wyraźny podział, np.: pisma sądowe i wyroki doręczane przez PISP, zaś pisma stron i opinie biegłych tradycyjną przesyłką pocztową. I ten podział w pewnym sensie się rysuje, choć nadal nie brakuje powielania doręczeń korespondencji dwiema metodami. Być może częściowo uda się ograniczyć zużycie papieru. Choć i tutaj mam pewne wątpliwości zważywszy na fakt, iż na pismach niezbędna jest prezentata wpływu, a zatem nadal konieczny jest wydruk pisma, ostemplowanie i ewentualne ponowne skanowanie w celu zachowania wersji elektronicznej (jeżeli pełnomocnik nie dysponuje odpowiednim programem pobierającym dokumenty i „nadającym” stosowną prezentatę na pismo). Nadal też najobszerniejsze dokumenty, jak odpisy pism procesowych, opinie biegłych itp. doręczane są w tradycyjnej formie. Pełnomocnicy również składają pisma w tradycyjnej formie.

Z punktu widzenia profesjonalnego pełnomocnika, poza aktami w wersji elektronicznej, i tak niezbędne jest przechowywanie dokumentów sądowych w wersji papierowej i prowadzenie tradycyjnych akt. Powyższe wynika z faktu, że i tak nadal mamy w części tradycyjną formę doręczeń, akta w formie papierowej mogą stanowić dodatkowe zabezpieczenie na wypadek różnorakich problemów technicznych, a nadto często jest to wymóg klienta. Nie wspominając o sytuacjach, w których pełnomocnik przekazuje sądom dokumenty/akta w formie zdigitalizowanej, a następnie i tak na zobowiązanie sądu konieczne staje się ponowne złożenie w formie papierowej.

Na chwilę obecną zatem trudno dostrzec realne oszczędności w używaniu papieru, drukarek i kserokopiarek.

W dalszym ciągu też nie unikamy powielania doręczeń poprzez PISP – czy to odbierając tradycyjne komunikaty mailowe (generowane przez PISP w przypadku czynności podejmowanych przez sądy), czy to korzystając z różnego rodzaju aplikacji/systemów kancelaryjnych pobierających automatycznie dokumenty z PISP. Te same dokumenty nadal doręczane są kilkukrotnie w różnych odstępach czasowych. To też rodzi wątpliwości w zakresie przyjmowania właściwej daty doręczenia – czy właściwa będzie ta wcześniejsza oznaczona przy doręczeniu przez PISP, czy też ta późniejsza przy doręczeniu przesyłką pocztową? Profesjonalny pełnomocnik, któremu zależy na maksymalnym zabezpieczeniu interesów klienta, uzna datę wcześniejszą, a następnie powieli daną korespondencję po doręczeniu tradycyjnym. To zaś skutkuje – poza papierologią – mnożeniem kosztów korespondencyjnych.

Do tego dochodzą problemy związane z dodawaniem do portalu nierzadko pełnomocników substytucyjnych, którzy odbierają dokumenty przed pełnomocnikiem głównym (oczywiście niecelowo, lecz albo z powodu automatycznych pobrań przez aplikacje albo „ręczne” weryfikowanie komunikatów mailowych).

Co więcej, często też na pełnomocnictwach procesowych ogólnych (zwłaszcza udzielanych przez większe podmioty gospodarcze) wymienionych jest kilku pełnomocników upoważnionych do reprezentacji, ale tylko poszczególni wskazywani są w konkretnych sprawach. Tymczasem do portalu dopisywani są wszyscy pełnomocnicy wymienieni w dokumencie pełnomocnictwa, przez co korespondencję elektroniczną doręcza się wszystkim… Sekretariaty takich kancelarii mierzą się z odbiorem wielokrotnym tej samej korespondencji.

Wydaje się niewątpliwe, że głównym i oczywistym celem elektronizacji powinno być ułatwienie komunikacji pełnomocników stron procesu z sądem i pełnomocników pomiędzy sobą, skrócenie czasu trwania postępowań sądowych, a przy tym szczytne i proekologiczne ograniczenie zużycia papieru. Tymczasem okazuje się, że na chwilę obecną raczej tych korzyści zdecydowanie nie odczuwamy. Musimy natomiast mierzyć się ze wzmożoną ostrożnością, ewentualnymi problemami technicznymi, a przy tym dodatkowymi kosztami…

Niezależnie od tego, jakie są plany na przyszłość w zakresie wyglądu i sposobu funkcjonowania docelowego „systemu teleinformatycznego” jestem przekonany, że konieczne do rozważenia jest przede wszystkim wdrożenie funkcji umożliwiającej proste doręczanie pełnomocnikom korespondencji w konkretnych sprawach (odpowiednio oznaczonych) drogą mailową i zwrotne potwierdzanie odbioru/odczytania takiej korespondencji. Skoro bowiem możliwe było wprowadzenie funkcji/zakładki „doręczenie” i tym samym wyróżnienie niektórych komuników jako „doręczenie w sprawie”, a następnie komunikat potwierdzających odbiór „odbiór doręczenia w sprawie”, to dlaczego PISP nie może wysyłać do pełnomocników prostych wiadomości typu:
1. „doręczenie wyroku wydanego na posiedzeniu niejawnym”
2. „doręczenie wyroku z uzasadnieniem”
3. „zawiadomienie o terminie rozprawy”
4. „zarządzenie sądu”

Każda wiadomość mailowa mogłaby być oznaczona opcjami „żądaj potwierdzenia dostarczenia” i „żądaj potwierdzenia przeczytania”, co stanowiłoby dowód na datę doręczenia, odbioru i ewentualnie upływ czasu powodujący skutek doręczenia. Idealnym rozwiązaniem byłoby zaś załączanie do tych wiadomości odpowiednich dokumentów. Myślę, że takie rozwiązanie dawałoby pełnomocnikom przede wszystkim większą kontrolę nad doręczaną korespondencją, pewność co do faktu doręczenia i daty, a tym samym większe zabezpieczenie interesów stron postępowania. Moim zdaniem dotychczasowe rozwiązania aktualnie przynoszą jedynie korzyść dla sądów w postaci ograniczenia kosztów związanych ze stosowaniem tradycyjnej formy korespondencji pocztowej.

Czas pokaże, czy docelowy „system teleinformatyczny” rzeczywiście zmieni oblicze elektronizacji postępowań sądowych, w szczególności w zakresie elektronicznej wymiany korespondencji.

Autor artykułu:
Michał Piotrowski
Adwokat, LDM